_ Jak pracujeme
Transparentní proces od papíru k digitálnímu archivu
Každá zakázka prochází stejnými kroky. Popisujeme je tady podrobně, abyste věděli, co čekat.
Poptávka a analýza rozsahu
Proces začíná vaší poptávkou. Sdělíte nám přibližný objem dokumentů, jejich typ a stav. Na základě toho připravíme orientační nabídku s cenou a termínem.
Pokud si nejste jisti rozsahem nebo máte nestandardní dokumenty, rádi si domluvíme konzultaci. Někdy je jednodušší přivézt vzorek než odhadovat z popisu.
Předání dokumentů a protokol
Dokumenty přivezete osobně do naší provozovny na Veverkově 1343/1 v Hradci Králové. Při větším objemu nebo vzdálenějším zákazníkům zajistíme svoz kurýrem.
Každé předání dokumentujeme předávacím protokolem. Víte přesně, co jste nám předali, a my máme jasnou evidenci. Dokumenty jsou po celou dobu zpracování fyzicky zabezpečeny.
Příprava dokumentů ke skenování
Před samotným skenováním dokumenty připravíme. Odstraníme sponky a kancelářské spony, narovnáme ohnuté stránky, roztřídíme podle dohodnuté struktury. Poškozené dokumenty konzultujeme s vámi předem.
Tato fáze je důležitá pro kvalitu výsledku. Dokument, který do skeneru vstoupí rovný a čistý, dá lepší výsledek než ten, který se skenuje narychlo ze šanonu.
Skenování ve vysokém rozlišení
Skenujeme v rozlišení 300 DPI pro standardní dokumenty a 600 DPI pro technické výkresy nebo dokumenty s jemným tiskem. Výstupem jsou soubory PDF nebo TIFF podle vaší preference.
Formáty dokumentů: A4, A3, A2, A1 a A0 pro technické výkresy. Standardní kancelářské dokumenty zvládneme v libovolném množství.
OCR zpracování
Každý naskenovaný soubor prochází optickým rozpoznáváním textu. OCR převede obrázek dokumentu na prohledávatelný text, který je uložen jako neviditelná vrstva v PDF. Dokument vypadá stejně jako sken, ale text v něm lze vyhledávat.
Podporujeme češtinu, slovenštinu, němčinu a angličtinu. Kvalita OCR závisí na kvalitě původního dokumentu, u starších nebo poškozených dokumentů informujeme o přesnosti rozpoznávání.
Organizace do struktury
Soubory roztřídíme do adresářové struktury podle vašich požadavků. Typická struktura pro účetní firmu může vypadat takto: rok, typ dokumentu, dodavatel nebo odběratel. Pro stavební firmu: projekt, fáze, typ výkresu.
Každý soubor pojmenujeme systematicky a přidáme metadata. Výsledkem je archiv, ve kterém se orientujete i za tři roky.
Nahrání do šifrovaného cloudu
Hotový archiv nahrajeme do šifrovaného cloudového úložiště. Přenos probíhá přes zabezpečené spojení. Data jsou šifrována klíčem, ke kterému máte přístup pouze vy.
Alternativně lze archiv předat na externím disku nebo zpřístupnit přes váš firemní server, pokud preferujete vlastní infrastrukturu.
Nastavení přístupů a předání
Nastavíme uživatelské účty pro váš tým. Každý uživatel dostane přesně ta oprávnění, která mu přísluší. Účetní vidí faktury, vedení vidí vše, technici vidí výkresy.
Projdeme s vámi práci s archivem. Jak vyhledávat, jak přidávat nové dokumenty, jak spravovat přístupy. Po předání jste plně samostatní.
Typy dokumentů
Co digitalizujeme
Faktury a účetní doklady
Přijaté i vydané faktury, daňové doklady, pokladní doklady, výpisy z účtů.
Smlouvy a právní dokumenty
Obchodní smlouvy, nájemní smlouvy, pracovní smlouvy, notářské zápisy.
Technické výkresy
Stavební výkresy, strojní výkresy, elektroschémata, projektová dokumentace ve formátech A0-A4.
Personální dokumenty
Pracovní smlouvy, zápočtové listy, lékařské posudky, školení BOZP.
Interní dokumentace
Provozní řády, směrnice, zápisy z porad, certifikáty, atesty.
Máte otázky k procesu?
Rádi odpovíme na konkrétní dotazy. Napište nebo zavolejte.